cover cara membuat invoice

7 Cara Membuat Invoice dari Bisnis yang Kamu Jalankan

Mungkin kamu adalah seorang freelancer, supplier barang, atau mungkin memiliki bisnis jasa lainnya?  Terkadang, kamu perlu mengirimkan invoice terlebih dulu untuk mendapatkan pembayaran. 

Tapi, bagaimana cara membuat invoice? Dan apa itu invoice atau faktur tagihan? Artikel kali ini akan menjelaskannya.

Apa Itu Invoice?

Invoice adalah suatu tagihan yang dikirim bisnis ke pelanggan atau kliennya dengan tujuan meminta pelunasan pembayaran atas suatu barang/jasa yang biasanya sudah diberikan. 

Invoice atau faktur tagihan biasanya menyertakan deskripsi item yang dikenakan biaya, dilengkapi metode pembayaran, persyaratan, dan detail lainnya. 

Dapat dikatakan, invoice adalah bagian penting dari pembukuan. Sebab, bisnis perlu menyimpan informasi tentang penjualan dan pemasukan ini untuk akuntansi dan perpajakan. 

Patut diketahui, invoice atau faktur tagihan berbeda dengan kuitansi ataupun purchasing order. Kuitansi adalah bukti tanda pembayaran yang diakui secara sah. Sedangkan, purchasing order adalah dokumen permintaan untuk membeli barang dan jasa tertentu. 

Cara Membuat Invoice untuk Bisnis 

Pengen tahu kan, apa saja yang perlu disertakan dalam invoice? Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menyiapkan dan mengirimkan invoice.

1. Cara membuat invoice yang terlihat pro

Langkah pertama adalah membuat invoice dengan pengolah kata seperti Word maupun Excel. Atau, bisa juga memakai template invoice yang tersedia dari software akuntansi. 

Pilih desain template, font, dan gaya yang profesional sesuai brand. Tambahkan logo dan warna bila memungkinkan. 

2. Cantumkan judul “invoice” dengan jelas 

Pastikan pelanggan atau klien tahu bahwa dokumen tersebut adalah invoice atau faktur tagihan. Tambahkan judul “INVOICE” di bagian atas dokumen tersebut. Sehingga, meskipun sekilas membaca, pelanggan sudah memahami dan segera membayar tepat waktu. 

Pasalnya, dengan membuat permintaan pembayaran yang mudah dibaca dan jelas, maka klien juga akan lebih cepat melunasi pembayarannya. 

Selain itu, invoice harus memiliki nomor identifikasi unik. Hal ini untuk memudahkan arsip dan referensi perusahaan. Sekaligus, memastikan tidak ada invoice yang dibuat sama atau duplikat. 

Selanjutnya, pilih urutan angka yang terus meningkat secara bertahap. Kamu bisa memakai huruf di depan angka, inisial nama perusahaan, nama klien, atau lainnya untuk memudahkan identifikasi dokumen. 

3. Tambahkan nama dan informasi perusahaan

Salah satu cara membuat invoice yang perlu diterapkan adalah kamu perlu menyertakan informasi nama dan detail bisnismu di dalam invoice. Di antaranya: 

  • Nama, alamat, dan detail kontak perusahaan 
  • Nama dan alamat perusahaan pelanggan atau klien. Termasuk nama kontak sehingga tagihan akan diberikan atau menjangkau orang yang tepat
  • Alamat kantor, nomor pendaftaran perusahaan jika perusahaan terbatas, serta nama resmi perusahaan yang terdaftar (opsional)

Ingat, kalau perusahaanmu adalah PT dan kamu memilih menambahkan nama direktur atau pimpinan pada faktur tagihan, kamu perlu mencantumkan semua nama direktur. 

4. Tulis deskripsi barang atau jasa yang dijual

Deskripsi tentang barang atau jasa ini tidak perlu panjang, yang terpenting harus cukup detail agar pelanggan tahu apa saja jenis barang, jumlah, dan kapan harus melunasinya. 

Sebaliknya, jika pelanggan tidak tahu untuk apa mereka ditagih, pastinya mereka akan bertanya-tanya. Ketidakjelasan inilah yang kadang menyebabkan pelanggan jadi enggan membayar atau terlambat membayar. 

Setelah menambahkan deskripsi yang jelas tentang setiap item barang, kamu juga perlu menambahkan jumlah dan harga masing-masing item barang. 

5. Jangan lupa tanggalnya

Ada beberapa tanggal yang perlu dicantumkan ke faktur, di antaranya: 

  • Tanggal pembuatan invoice atau faktur tagihan 
  • Tanggal jatuh tempo pembayaran

Kamu bisa menambahkan tanggal jatuh tempo ini ke deskripsi barang atau jasa. Kemudian, cantumkan tanggal faktur di bagian atas beserta nama, alamat, dan detail kontakmu yang lainnya. 

6. Nominal uang yang terutang

Selain menuliskan biaya barang atau jasa secara satuan, kamu juga perlu memasukkan berapa jumlah total yang terutang. 

Di samping itu, kalau kamu memberikan diskon kepada pelanggan, tuliskan juga di dalam faktur dan kurangi dari total biaya yang terutang. Bila ada, sertakan jumlah pajak PPN juga. 

7. Sebutkan syarat pembayaran

Bila ada kesepakatan tertentu dengan pelanggan dalam hal pembayaran, sebaiknya juga ikut dicantumkan pada faktur tagihan. Misalnya, kamu menerapkan prosedur pembayaran dilakukan paling lambat 10 hari setelah tanggal pembuatan invoice. 

Maka, ingatkan pelanggan dengan cara mencantumkannya di faktur. Sehingga, pelanggan juga bisa mengatur pembayarannya. 

Lebih penting lagi, cantumkan bagaimana tepatnya pelanggan harus melakukan pembayaran. Metode pembayaran yang paling disukai adalah melakukan transfer rekening bank. 

Karena itu, pastikan juga untuk menambahkan detail nomor rekening bank kamu agar pelanggan bisa segera mentransfer pembayarannya. 

Menyertakan syarat pembayaran yang jelas, akan memudahkan pelanggan untuk membayar pelunasan tagihan. Di sisi lain, kamu juga akan diuntungkan karena arus kas bisnis tetap lancar, karena pelanggan bisa membayar lebih tepat waktu.

Cara Membuat Invoice di Microsoft Word

Kamu bisa membuat invoice di Microsoft Word dengan mudah dan terlihat profesional memakai template yang tersedia. Meski begitu, bagi yang tidak terbiasa atau masih pemula, terkadang juga membingungkan. 

Belum lagi kalau proses pengiriman invoice harus dikirim fisik, kamu harus mencetak lalu mengirimkan invoice lewat pos atau kurir ekspedisi. Proses pembuatan faktur yang lama juga akan berpengaruh pada pelunasan yang tertunda. 

Dan bahkan kalau kamu ingin mengirim invoice Word melalui email, kamu harus mencari tahu metode terbaik bagi pelanggan untuk membayarmu, seperti lewat transfer antar rekening bank, memakai aplikasi pihak ketiga seperti aplikasi pembayaran online, atau meminta mereka mengirimkan cek fisik.

Setelah menentukan metode pembayaran yang paling sesuai, mari kita simak cara membuat invoice di Word, berikut:

  • Pilih menu “File”, kemudian “New”, dan pilih template invoice yang tersedia
  • Cari ikon “Invoice” di kotak dialog (biasanya di sisi kiri), dan pilih jenis invoice yang paling sesuai dengan kebutuhan
  • Tuliskan judul yang jelas dan terlihat profesional. Berisi informasi kontak bisnismu, seperti nama bisnis, alamat surat, nomor telepon, email, dan logo bisnis
  • Masukkan informasi klien (biasanya di bawah dan di sisi yang berlawanan dari info kontak perusahaanmu). Dan pastikan untuk menyertakan nama bisnis, alamat surat, nomor telepon, dan email
  • Sertakan nomor invoice yang unik, tanggal pembuatan faktur, tanggal jatuh tempo pembayaran.
  • Cantumkan metode pembayaran (misalnya, transfer ke rekening bank tertentu) agar pelanggan bisa memahami dengan jelas
  • Pisahkan produk atau layanan ke dalam kolom deskripsi per itemnya. Kemudian, cantumkan berapa biaya yang dikenakan per masing-masing item. Hitung totalnya, termasuk pajak PPN, biaya pengiriman, dan lainnya. Akan sangat membantu bila nominal total biaya ini dicetak tebal atau di-bold sehingga terlihat jelas
  • Simpan atau download file invoice yang sudah dibuat 
  • Selesai

Itu dia cara membuat invoice dengan bantuan Microsoft Word, cukup memakan waktu kalau kamu perlu membuat invoice dengan jumlah banyak. Ingin tau cara membuat invoice dengan metode yang lebih simpel? Lanjut baca artikel ini, ya!

Bagaimana Cara Membuat Invoice dengan Software Akuntansi Online?

Membuat sebuah faktur tagihan secara manual, mungkin tidak akan terlalu ribet. Tetapi, bagaimana jika jumlah invoice ini mencapai lebih dari puluhan pelanggan? Tentunya bila menerapkan cara mengetik manual di Word akan kewalahan dan menyita waktu. 

Nah, Software Akuntansi Online dari Nesto punya solusinya! Kamu bisa membuat faktur tagihan atau invoice secara praktis dan cepat. Bahkan, notifikasi jatuh tempo juga dikirimkan sesuai jadwal secara otomatis.

Bagi seorang freelancer atau pebisnis, tentunya invoice yang dikirimkan secara cepat, juga dapat membantu pembayaran yang semakin cepat pula. Klik di sini untuk kenali fitur Invoice dari Nesto lebih detail.

cta cara membuat invoice

Yuk, pakai Nesto Accounting Software sekarang, coba FREE Trial 3 bulan tanpa biaya dan tanpa input nomor kartu kredit apa pun.

Leave a Comment