Contoh Kwitansi Pembayaran, Manfaat, dan Cara Menyimpannya

Kalau tak langsung melihat contoh kuitansi pembayaran, mungkin kamu bingung membedakannya dengan invoice. Padahal, sebenarnya invoice sangat berbeda dengan kuitansi. 

Perbedaan kuitansi dan invoice adalah terletak pada waktu penerbitannya atau pembuatannya. Sebagai contoh, kuitansi pembayaran dirilis setelah pembayaran dilakukan sebagai bukti transaksi. Sementara, kalau invoice diterbitkan sebelum pembayaran sebagai cara untuk meminta pelunasan atas barang atau jasa. 

Selain itu, kuitansi pembayaran berfungsi sebagai dokumentasi bagi pembeli bahwa ia sudah membayar. Tapi, invoice dipakai untuk melacak penjualan barang atau jasa dan pembayarannya belum dilakukan. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat contoh kuitansi pembayaran di bawah ini!

Contoh Kuitansi Pembayaran

Contoh kuitansi pembayaran di atas menunjukkan bahwa yang bertanda tangan sudah menerima uang atau menerima pembayaran barang atau jasa tertentu. 

Seperti fungsinya, kuitansi pembayaran menunjukkan jumlah yang dibayarkan, tanggal pembayaran dilakukan, serta cara pembayaran yang dipakai. Dalam hal ini pembayaran dilakukan secara tunai untuk membeli sepeda motor. 

Dalam contoh kuitansi tersebut, Surya Gemilang Motor membuat tanda terima pembayaran kepada pembeli sebagai bukti transaksi sudah selesai. 

Pengertian Kuitansi Pembayaran

Kuitansi pembayaran disebut juga sebagai tanda terima pembayaran. Dalam arti kata lain, kuitansi adalah dokumen akuntansi yang diberikan perusahaan kepada pelanggannya sebagai bukti pembayaran penuh atau sebagian terhadap suatu barang maupun jasa.

Beberapa kuitansi juga mencantumkan nama pelanggan, terutama kalau kuitansi tersebut menjadi tanda terima PO (purchasing order) atau jika pembeli dan penjual terlibat dalam transaksi tertentu. 

Kalau pelanggan mengirimkan PO, nomor pesanan juga harus ada di tanda terima sebagai referensi pembeli. Jika pesanan akan dikirim, pesanan harus mencantumkan alamat pembeli dan informasi kontak agar memudahkan pengiriman.

Tanda terima pembayaran juga sangat diperlukan jika kamu memiliki masalah dengan barang yang dibeli. Kuitansi pembayaran berfungsi sebagai bukti pembelian sehingga kamu bisa menukarkan atau mengembalikan barang.

Cara Membuat Kuitansi Pembayaran

Setelah melihat contoh kuitansi pembayaran, saatnya mencari tau apa saja informasi yang perlu ada di dalamnya. Kuitansi pembayaran umumnya dibuat dengan mencantumkan beberapa informasi penting terkait transaksi yang dilakukan. Antara lain: 

• Nama
• Identifikasi judul yang jelas sebagai tanda terima pembayaran
• Referensi nomor kuitansi
• Tanggal pembayaran
• Metode pembayaran yang digunakan
• Jumlah yang diterima
• Jumlah yang masih terutang, jika ada

Tanda terima pembayaran bisa dibuat sederhana atau lengkap sesuai kebutuhan. Setiap kuitansi pembayaran harus mencantumkan nama usaha yang menerbitkan, tanggal terjadinya transaksi, barang yang dibeli dan jumlah yang ditagihkan. 

Mengapa Kuitansi Penting dalam Bisnis?

Kuitansi pembayaran sangat penting dalam semua bisnis. Pasalnya, dapat menjadi berkas yang membantu pencatatan transaksi agar lebih akurat dan lengkap. Sebagai tanda terima, kuitansi memungkinkan bisnis untuk melacak semua pengeluaran, terutama dalam hal audit atau pemeriksaan pajak.

Pengeluaran bisnis yang dicatat secara lengkap dalam bentuk kuitansi juga bisa membantu perusahaan merencanakan proyeksi keuangan di masa depan karena perusahaan bisa memeriksa data historis transaksi melalui kuitansi, serta memakai informasi tersebut untuk membuat anggaran bisnis berdasarkan pengeluaran di masa lalu. 

Dengan pembukuan keuangan yang akurat, pemilik bisnis bisa lebih mudah melacak kinerja keuangan, membuat laporan finansial, mencatat pengeluaran bisnis, serta menyiapkan laporan perpajakan. 

Pengertian dan Contoh Kuitansi Pembayaran Kosong

Dalam praktiknya, muncul istilah kuitansi pembayaran kosong. Apa itu kuitansi kosong? Pada dasarnya secara fisik, kuitansi kosong sama seperti kuitansi pada umumnya, hanya saja jumlah harga dikosongkan agar bisa diisi sendiri oleh pembeli. 

Umumnya, kuitansi kosong digunakan dalam syarat proses balik nama kendaraan atau balik nama BPKB. Contoh kuitansi kosong, misalnya katakanlah Wildan merupakan pegawai yang diminta atasannya membeli mobil kantor. Dealer memberikan harga Rp200 juta.

Akan tetapi, Wildan meminta kuitansi kosong agar dirinya bisa mengisi sendiri harganya menjadi Rp250 juta. Dengan cara ini, Wildan akan mendapatkan uang Rp50 juta. Tindakan di atas tentunya sangat tidak terpuji dan tidak etis karena memalsukan nominal harga transaksi dan bisa dikenakan sanksi hukum. 

Mengapa Kuitansi Harus Disimpan?

Meskipun kuitansi sudah bertumpuk-tumpuk di lemari arsip, tapi perlu diingat, dokumen tanda terima ini sangat penting disimpan karena kuitansi pembayaran adalah sumber informasi dokumen keuangan. Kalau kamu mencatat setiap transaksi, kamu akan tahu berapa banyak penghasilan bisnis dan seberapa bagus kinerjanya. 

Selain itu, semua dokumen tanda terima akan membantu menyederhanakan tugas akuntansi dan audit. Terlebih, saat tiba waktunya harus mengajukan laporan tahunan. 

Tanda terima juga bisa berfungsi sebagai dokumen hukum karena dapat membuktikan bahwa kamu benar-benar sudah menyelesaikan transaksi atau mengirimkan produk/jasa. Kalau terjadi sengketa atau permasalahan di kemudian hari, kuitansi akan memberikan perlindungan hukum dan bukti otentik yang sah. 

Bagaimana Cara Mengorganisir dan Menyimpan kuitansi Pembayaran? 

Ada beberapa tips yang bisa membuat proses menyimpan dan menyusun kuitansi jadi lebih mudah. Di antaranya: 

• Tetapkan standar penyimpanan dokumen tanda terima yang seragam untuk semua tim
• Cantumkan sebanyak mungkin detail pada kuitansi pembayaran, seperti tanggal, ID pelanggan, nama produk/jasa, jumlah transaksi, pajak dan diskon, nomor kuitansi, dll
• Cocokkan kuitansi menurut urutan kronologis

Sebaiknya, segera susun dan simpan kuitansi setelah diterima. Jangan menunda-nunda, sebab kalau semua kuitansi pembayaran dalam setahun hanya ditumpuk begitu saja pasti akan sangat sulit membereskan semuanya dalam sehari. Simpan semua kuitansi pembayaran dengan rapi dan terorganisir.

Tingkatkan Penyimpanan Berbasis Teknologi Cloud saat Perusahaan Makin Berkembang

Di awal membangun usaha, mungkin kamu masih sanggup mengelola keuangan sendirian. Tapi, seiring perkembangan usaha, manajemen keuangan akan makin kompleks. Masih memakai catatan keuangan di spreadsheet yang menyita waktu dan tenaga? Atau, masih mengandalkan kuitansi berbasis kertas? 

Inilah saatnya meningkatkan manajemen finansial bisnis dengan software akuntansi berbasis cloud dari Nesto Accounting Software. Dengan penyimpanan cloud dari Nesto, kamu bebas mengakses dokumen di mana saja dan kapan saja. Nesto juga menyediakan fitur kuitansi yang bisa dikirimkan secara online. 

Pengelolaan pembukuan dan akuntansi juga lebih profesional, tanpa memonopoli waktu dan energi. Yuk, bantu tim finansialmu menyederhanakan tugas-tugas akunting lebih cepat, rapi, dan sistematis dengan Nesto. Silakan uji coba GRATIS selama 3 bulan, daftar sekarang! Like dan follow akun Instagram @nesto.id untuk info fitur dan penawaran terupdate lainnya.