cover perbedaan invoice dan quotation

Belum Tahu Perbedaan Invoice dan Quotation? Ini Rinciannya

Sebagai pemilik bisnis baru, mungkin kamu bertanya-tanya kapan waktu yang tepat menerbitkan quotation dan waktu yang tepat untuk mengirimkan invoice. Nah, maka dari itu, penting bagi kita untuk mengetahui perbedaan invoice dan quotation. 

Apa saja informasi yang perlu disertakan dalam kedua dokumen bisnis tersebut? Pelajari ulasan di bawah ini, yuk!

Perbedaan Invoice dan Quotation

Ada beberapa rincian yang membedakan antara invoice dan quotation. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan:

Pengertian quotation

Sebelum mengetahui perbedaan invoice dan quotation lebih jauh, kamu perlu paham dulu kalau sebuah quotation dibuat dan diterbitkan sebelum pekerjaan dilakukan atau produk dijual.

Quotation biasanya berupa dokumen yang menunjukkan jumlah produk atau layanan yang dibutuhkan, serta menginformasikan nominal harga yang akan dibebankan. Quotation dapat disampaikan secara lisan atau tertulis. 

Dari segi jangka waktu pembayaran, quotation sering kali berlaku selama 30 hari sejak tanggal diterbitkan. Akan tetapi, masih bisa direvisi atau disesuaikan atas kesepakatan atau permintaan pelanggan. 

Menerbitkan quotation tidak akan mengubah jumlah persediaan barang. Sebab, pekerjaan atau produk belum dipenuhi. Untuk meminta penawaran atau quotation, pelanggan bisa mengajukan atau mengirimkan Request for Quotation (RFQ) dengan Purchase Order (PO) atau Pesanan Pembelian. 

Contoh quotation

contoh quotation

Misalnya, Reni mendapatkan penawaran harga dari sebuah toko elektronik online. Kemudian, sales toko mengirimkan quotation atau surat penawaran harga LCD Touchscreen monitor 32 inch sebesar Rp15.694.000. Quotation ini hanya berlaku 7 hari sejak diterbitkan. 

Rincian quotation

Slip quotation dapat terdiri dari rincian seperti:

  • Nama perusahaan
  • Nomor telepon perusahaan
  • Nomor kutipan
  • Tanggal
  • Detail pelanggan, seperti ID, nama, alamat, nomor telepon
  • Deskripsi produk
  • Kode barang
  • Tujuan quotation
  • Jumlah quotation
  • Jumlah diskon (opsional)
  • Pajak/tarif PPN
  • Jumlah
  • Masa berlaku quotation

Pengertian invoice

Sementara itu, invoice adalah dokumen untuk meminta pembayaran atau pelunasan. Invoice merupakan dokumen yang dikirim penjual kepada pelanggan terkait dengan transaksi penjualan/jasa. 

Ada banyak jenis invoice atau faktur tagihan. Invoice biasanya akan diterbitkan untuk pekerjaan atau proyek yang sedang berlangsung, misalnya down payment (DP) atau setelah semua pekerjaan selesai. Itulah sedikit perbedaan invoice dan quotation, yaitu waktu penerbitannya.

Invoice menunjukan jumlah nominal total yang terutang untuk setiap item baris produk yang dijual atau jasa yang disediakan. Invoice didasarkan atas quotation yang sudah rilis sebelumnya. 

Oleh karena itu, invoice biasanya dikirimkan setelah quotation terkirim. Jadi, invoice atau faktur tagihan adalah dokumen bisnis untuk melacak siapa saja yang sudah membayar produk atau jasa, dan siapa saja yang belum membayar. Sehingga, dapat dilakukan pembukuan atau verifikasi laporan perpajakan. 

Invoice dapat ditulis tangan di selembar kertas, diketik di Excel, atau software akuntansi online yang modern. 

Pada invoice terdapat daftar rincian produk yang sudah dijual dan jasa yang sudah dikerjakan. Invoice juga mencakup tanggal kapan produk atau jasa tersebut dijual, bersamaan dengan total jumlah uang yang harus dibayar pelanggan. 

Setelah jumlah invoice dibayar, penjual atau penerima jasa akan memberikan slip tanda terima atau bukti pembayaran berupa nota kuitansi sebagai tanda bahwa transaksi bisnis telah dibayar. 

Contoh invoice

contoh invoice

Katakanlah Sinta membeli T-shirt untuk acara gathering di kantornya. Pihak vendor T-shirt, Visual Clothing, kemudian mengirimkan invoice untuk segera dilunasi karena sudah jatuh tempo pada tanggal 10 Februari 2021. 

Berisi rincian daftar produk T-shirt sebesar Rp6.6875.000 untuk dibayarkan ke Rekening Bank BCA 6489147292 a.n Visual Clothing.

Rincian invoice

Invoice memiliki beberapa informasi seperti:

  • Jumlah barang
  • Harga
  • Diskon
  • Tanggal jatuh tempo
  • Pajak/PPN
  • Jumlah total yang harus dibayar pelanggan 
  • Nomor invoice
  • Tanggal invoice
  • Tanda tangan penjual dan pelanggan

Tabel Perbedaan Invoice dan Quotation

Salah satu perbedaan invoice dan quotation adalah waktu pengiriman. Quotation dikirimkan sebelum pekerjaan selesai atau produk dibeli. Sedangkan, invoice dikirimkan setelah pekerjaan selesai atau barang dikirimkan ke pelanggan. 

Berikut adalah tabel perbedaan invoice dan quotation.

PerbandinganQuotationInvoice
DefinisiPerkiraan formal dari harga produk/jasa.
Quotation bisa lisan atau tertulis di atas kertas. Quotation hanya berlaku untuk beberapa hari atau minggu karena harga selalu berubah.
Invoice akan selalu tertulis di atas kertas dan pengiriman invoice adalah cara formal untuk melakukan transaksi bisnis. Invoice adalah jenis tagihan yang mencantumkan semua detail produk.
JenisHanya ada satu jenisnya.1. Invoice Standar
2. Invoice Komersial
3. Invoice Pro-Forma
Kapan menggunakannya?Ketika kamu ingin mengetahui detail harga dari semua produk yang kamu butuhkan, kamu bisa mengirimkan RFQ (Request for Quotation) atau meminta penawaran harga. Jadi, quotation akan berisi semua detail tentang produk. Bisa dibilang quotation adalah cara formal untuk menanyakan harga secara singkat.Setelah kamu memakai produk atau jasa dan belum bisa melakukan pembayaran segera. Atau kamu yakin kamu membutuhkan produk, dan kamu harus membayar uang muka terlebih dulu.
Siapa yang menyediakannyaPemilik bisnis yang menyediakannya. Pelanggan masih bisa membeli produk atau jasa tanpa disediakan quotation.Setelah membeli produk atau jasa, pemilik atau pengelola bisnis menyediakan invoice. Pelanggan perlu diberikan surat tagihan atau invoice tertulis untuk menagih pembayaran.

Bikin Invoice Semudah Beberapa Klik dengan Nesto

cta perbedaan invoice dan quotation

Setelah paham perbedaan invoice dan quotation, kamu malah dipusingkan dengan urusan mengetik dan mencetak invoice yang bikin pusing dan menyita waktu? Jangan khawatir, Nesto Accounting Software hadir untuk membantu!

Di era modern sekarang, beralihlah dari proses bikin invoice manual ke digital. Pakai software pembuat invoice online dari Nesto yang dilengkapi multi-currency, jadi mudah disesuaikan dengan mata uang klien kamu. 

Buat para freelancer go international, invoice multi-currency akan sangat memudahkan pengiriman faktur tagihan profesional kepada pelanggan atau klien.

Terlebih lagi, Nesto memiliki dashboard yang mudah dipahami, jadi kamu bisa mengelola keuangan lebih rapi dan otomatis. Kamu bisa melihat rekapan siapa saja klien yang sudah membayar dan siapa yang belum cukup dalam satu platform Nesto!

Desain invoice juga terlihat lebih pro dengan banyak pilihan yang bisa diedit sendiri. Tambahkan logo atau warna sesuai branding usahamu. Soal harga dijamin terjangkau, cukup berlangganan mulai dari Rp180k per bulan.

Untuk info lebih lengkap, yuk, mulai uji coba GRATIS 3 bulan sekarang atau kontak Whatsapp: +62 851-5608-2477 / email: support@nesto.id.

Leave a Comment